رئیس دبیرخانه دائمی و مشاور ریاست دانشگاه وظیفه هماهنگی و ایجاد ارتباط  فعال و کارشناسی  مستمر بین اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی و تمامی معاونین و مشاورین دانشگاه را داشته وجهت یافتن راهکارهای اجرایی مناسب و اطمینان از انجام تکالیف مختلف مندرج در صورتجلسات هیأت امناء پیگیری مناسب را حسب مورد بعمل می آورد و درضمن زیر نظر ریاست دانشگاه  به منظور اطلاع از کلیه اقدامات در سطح دانشگاه و مشارکت در تهیه گزارشات، پیش نویس مصوبات، ثبت و پیگیری تصمیمات و سیاستگذاری های اتخاذ شده در جلسات هیأت امناء، بعنوان عضو ثابت در کلیه جلسات هیأت رئیسه، شوراهای معاونین ومدیران و حسب مورد جلسات هیأت امنای بیمارستانها یا کمیته های تخصصی شرکت می نماید. رئیس دبیرخانه دائمی موظف است گزارشات دوره ای در خصوص اجرایی شدن مصوبات هیأت امناء، بودجه و عملیات مالی و حسابرسی را با هماهنگی ریاست دانشگاه به دبیرخانه مرکزی و کلیه اعضای هیأت امناء ارائه و برنامه ریزی لازم را جهت حضور اعضای محترم هیأت امناء در سطح دانشگاه خارج از زمانهای شرکت در جلسات وایجاد ارتباط با سطوح مختلف مدیریتی به منظورآشنایی هر چه بیشتر اعضاء با شرایط و وضعیت دانشگاه به دفعات لازم در طول سال بعمل آورد. درضمن مستندسازی و ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات، گزارشات و عملکرد وآخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات از مهمترین اقدامات دبیرخانه می باشد. این اقدامات در صورت نیاز با نظر ریاست دانشگاه با توجه به امکانات موجود در هیاتهای امنای  بیمارستانها نیز تسری می یابد.

کارشناس یا کارشناسان دبیرخانه ( ترجیحاً وحسب تشخیص ریاست دانشگاه در دانشگاههای بزرگ ۲ نفر - در دانشگاههای کوچکتر یا دانشکده ها و موسسات یک تا دو نفر حسب نیاز) علاوه بر اجرای وظایف ودستورات ناشی از مسئولیت‌های مشاور و رئیس دبیرخانه دائمی می بایست از توان و آگاهی لازم جهت مباحث بودجه ای، مالی، قوانین ومقررات هیأت امناء، آئین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه و نیز آشنایی کامل با رایانه برخوردار باشند تا بتواند ضمن ارتباط و همکاری با واحدهای مختلف دانشگاه در ثبت و گزارش دهی داده ها، تنظیم جداول ونیز پالایش مصوبات پیشنهادی با انجام مطالعات کارشناسی و مطابقت با قوانین و مقررات مرتبط ، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات و حضور کارشناسی در کمیته های تخصصی هیأت امناء تحت نظر و با مدیریت رییس دبیرخانه اقدام نمایند. حداقل مدرک تحصیلی برای این مسئولیت کارشناسی می‌باشد.